Desconexión Digital: 7 Obligaciones Legales que tu Empresa Debe Cumplir en 2025
La eficiencia y el conocimiento son las claves para una gestión empresarial exitosa.
Introducción: La Era de la Hiperconectividad y el Derecho a Desconectar
Vivimos inmersos en una era digital donde la línea entre la jornada laboral y el tiempo personal se difumina con una facilidad alarmante. La proliferación de dispositivos móviles, la consolidación del teletrabajo tras la pandemia y la cultura de la inmediatez han creado un entorno de hiperconectividad constante. Si bien esto ofrece flexibilidad, también acarrea riesgos significativos para la salud y el bienestar de los trabajadores: el estrés crónico, la ansiedad y el temido síndrome de burnout son consecuencias cada vez más frecuentes de la incapacidad para desconectar del trabajo. En este contexto, emerge con fuerza un concepto fundamental: la desconexión digital. Lejos de ser un simple beneficio o una recomendación de buenas prácticas, en España se trata de un derecho laboral reconocido y una serie de obligaciones legales ineludibles para todas las empresas que se proyectan con especial relevancia hacia 2025.
Ignorar estas obligaciones legales sobre desconexión digital no solo expone a las empresas a posibles sanciones económicas y daños reputacionales, sino que también impacta negativamente en la productividad, el clima laboral y la capacidad para atraer y retener talento. Comprender y aplicar correctamente la normativa vigente en España es, por tanto, crucial para cualquier negocio que aspire a operar de forma responsable y sostenible en 2025.
A lo largo de este artículo, desgranaremos las 7 obligaciones legales clave sobre desconexión digital que toda empresa española, especialmente las PYMES y sus responsables de Recursos Humanos, debe conocer y cumplir. Analizaremos el marco normativo, detallaremos cada una de las responsabilidades empresariales y ofreceremos pautas prácticas para su implementación efectiva, asegurando así no solo el cumplimiento legal sino también la promoción de un entorno laboral más saludable y equilibrado.
El Marco Legal de la Desconexión Digital en España: Más Allá de una Recomendación
Para comprender la magnitud de las obligaciones empresariales en materia de desconexión digital, es esencial conocer el sólido marco legal que la sustenta en España. No estamos hablando de sugerencias o buenas intenciones, sino de derechos y deberes claramente definidos en varias normativas clave que interactúan entre sí.
La piedra angular es, sin duda, el Artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD). Esta ley no solo actualizó la protección de datos en línea con el RGPD europeo, sino que introdujo un título entero dedicado a los derechos digitales en el ámbito laboral, siendo el derecho a la desconexión digital uno de los más relevantes. El artículo 88 establece explícitamente que "Los trabajadores y los empleados públicos tendrán derecho a la desconexión digital a fin de garantizar, fuera del tiempo de trabajo legal o convencionalmente establecido, el respeto de su tiempo de descanso, permisos y vacaciones, así como de su intimidad personal y familiar."
Este derecho se ve reforzado por el Artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores (ET), introducido precisamente por la LOPDGDD. Este artículo reconoce los derechos de los trabajadores a la intimidad en el uso de dispositivos digitales puestos a su disposición por el empleador y frente al uso de dispositivos de videovigilancia y geolocalización, vinculando estos aspectos a la garantía de la desconexión digital.
Además, la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, dedica su Artículo 18 específicamente a este derecho en el contexto del teletrabajo. Reconociendo la particular vulnerabilidad de los límites entre lo personal y lo profesional en esta modalidad, la ley refuerza el deber empresarial de garantizar la desconexión, incluyendo la "limitación del uso de los medios tecnológicos de comunicación empresarial y de trabajo durante los periodos de descanso" y la necesidad de una "evaluación de riesgos y planificación de la actividad preventiva" que considere los riesgos asociados al teletrabajo, como la fatiga informática.
El objetivo transversal de toda esta legislación es claro: proteger la salud del trabajador (previniendo riesgos psicosociales), asegurar la conciliación de la vida laboral, personal y familiar, y garantizar el derecho fundamental a la intimidad. Es importante destacar que este derecho a la desconexión digital aplica a todos los trabajadores, sin importar su categoría profesional (incluidos los directivos) o el tamaño de la empresa, y adquiere una relevancia especial, como hemos visto, en los supuestos de teletrabajo total o parcial.
Las 7 Obligaciones Legales Imprescindibles sobre Desconexión Digital para tu Empresa en 2025
Con el marco legal claro, es fundamental que las empresas, especialmente las PYMES, comprendan cuáles son sus responsabilidades concretas para garantizar el derecho a la desconexión digital y evitar incumplimientos. A continuación, detallamos las 7 obligaciones legales clave que marcarán la pauta en 2025:
Obligación 1: Garantizar Efectivamente el Derecho a la Desconexión
Esta es la obligación nuclear y la más amplia. No basta con reconocer el derecho sobre el papel; la empresa debe asegurar activamente que todos sus trabajadores, sin excepción (incluyendo personal directivo y aquellos en teletrabajo), puedan desconectar real y efectivamente fuera de su tiempo de trabajo, ya sea el legalmente establecido o el pactado por convenio. Esto significa implementar medidas y una cultura que permitan y fomenten el respeto absoluto de los periodos de descanso diario y semanal, los permisos retribuidos, las vacaciones y la esfera íntima personal y familiar del empleado. En la práctica, implica que no se puede exigir ni esperar respuesta a correos electrónicos, llamadas, mensajes instantáneos o cualquier otra comunicación laboral durante estos periodos de descanso. La garantía debe ser proactiva, no meramente pasiva.
Obligación 2: Elaborar y Formalizar una Política Interna de Desconexión Digital
La LOPDGDD (Artículo 88.3) es taxativa: es obligatorio para todas las empresas, sin importar su tamaño, contar con una política interna específica sobre desconexión digital. Este no es un documento opcional, sino un requisito legal formal. Dicha política interna de desconexión digital debe ser elaborada por el empleador, pero crucialmente, debe hacerse previa audiencia a la representación legal de los trabajadores (RLT). Aunque la jurisprudencia reciente (Audiencia Nacional, mayo 2024) ha aclarado que la aprobación final puede ser unilateral por parte de la empresa, el trámite de consulta y escucha a los representantes es ineludible. No tener esta política formalizada y no poder acreditar la consulta a la RLT ya ha sido motivo de sanción judicial en España (STSJ Galicia 304/2021).
Obligación 3: Definir Modalidades de Ejercicio Claras en la Política
La política interna no puede ser un documento vago o genérico. La ley exige que defina las modalidades concretas para el ejercicio del derecho a la desconexión. Esto implica detallar cómo se gestionarán las comunicaciones fuera del horario laboral. Por ejemplo, debe establecer directrices claras sobre el envío de correos electrónicos (¿se pueden enviar fuera de horario indicando no urgencia?, ¿se deben programar?), el uso de herramientas de comunicación corporativa (¿qué canales se usan y cuándo?), las expectativas de respuesta (¿cuándo se espera respuesta y cuándo no?), y cómo se adaptarán estas modalidades a la naturaleza específica de los diferentes puestos de trabajo y a las necesidades de conciliación laboral y familiar. La claridad y especificidad son clave para evitar ambigüedades y conflictos.
Obligación 4: Implementar Formación y Sensibilización Periódicas
Otra obligación explícita del Artículo 88.3 de la LOPDGDD es la necesidad de que la política interna contemple, y la empresa ejecute, acciones de formación y de sensibilización dirigidas a toda la plantilla, haciendo especial hincapié en los puestos directivos. El objetivo es doble: por un lado, promover un uso razonable y saludable de las herramientas tecnológicas disponibles; por otro, concienciar sobre la importancia del derecho a la desconexión y los riesgos asociados a la hiperconectividad, como la fatiga informática y el estrés. Esta formación debe ser periódica y adaptada para asegurar que el mensaje cale en la cultura organizativa.
Obligación 5: Establecer Medidas Técnicas y Organizativas de Apoyo
Si bien la ley no enumera un catálogo cerrado de medidas técnicas, la obligación de garantizar efectivamente el derecho implica necesariamente adoptar medidas prácticas, tanto técnicas como organizativas, que lo faciliten. Esto puede incluir desde configurar las herramientas de comunicación para permitir indicar la no urgencia de los mensajes enviados fuera de horario, utilizar funcionalidades de programación de envíos, hasta establecer protocolos claros sobre qué hacer en caso de una emergencia real que requiera contacto excepcional. A nivel organizativo, es fundamental que la dirección y los mandos intermedios den ejemplo, respetando sus propios tiempos de descanso y los de sus equipos, y fomentando una cultura donde la eficiencia prime sobre el presencialismo digital.
Obligación 6: Prestar Especial Atención al Teletrabajo
La normativa española, tanto la LOPDGDD como la Ley 10/2021 de Trabajo a Distancia, pone un énfasis particular en la protección del derecho a la desconexión de los trabajadores a distancia. Dada la mayor facilidad con la que se pueden difuminar los límites entre el trabajo y la vida personal en el domicilio, las empresas tienen la obligación reforzada de asegurar que su política interna y las medidas implementadas aborden específicamente los retos del teletrabajo. Esto incluye una clara limitación del uso de los medios tecnológicos durante los periodos de descanso y una evaluación de los riesgos específicos asociados, como la fatiga informática, dentro de la planificación preventiva.
Obligación 7: Integrar la Desconexión en la Prevención de Riesgos Laborales (PRL)
La falta de desconexión digital no es solo una cuestión de gestión del tiempo, sino un riesgo psicosocial reconocido que puede afectar gravemente la salud física y mental de los trabajadores. Por ello, las empresas tienen la obligación de integrar la gestión de este riesgo dentro de su sistema de Prevención de Riesgos Laborales (PRL). Esto implica incluir la evaluación de los riesgos derivados de la conectividad permanente en la evaluación general de riesgos psicosociales, identificar los peligros específicos (sobrecarga, falta de descanso, estrés) y establecer las medidas preventivas correspondientes para proteger la seguridad y salud de la plantilla. El incumplimiento en materia de PRL puede acarrear sanciones significativas.
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¿Cómo Implementar una Política de Desconexión Digital Efectiva en tu PYME?
Cumplir con la obligación legal de tener una política de desconexión digital va más allá de redactar un simple documento. Para que sea realmente efectiva y contribuya a una cultura empresarial saludable, su implementación debe ser un proceso meditado y participativo. Aquí te ofrecemos una guía práctica adaptada a las PYMES:
Diagnóstico Inicial y Análisis de Necesidades: Antes de redactar nada, analiza la situación actual de tu empresa. ¿Cómo se gestionan las comunicaciones fuera de horario? ¿Existen ya problemas de hiperconectividad o quejas veladas? ¿Cuáles son las particularidades de los diferentes puestos (comerciales, técnicos con guardias, personal administrativo)? Este diagnóstico te ayudará a adaptar la política a tu realidad.
Consulta (Audiencia) a la Representación Legal de los Trabajadores (RLT): Como hemos visto, este es un paso legalmente obligatorio. Convoca a los representantes (delegados de personal o comité de empresa, si existen) para informarles sobre la intención de elaborar o actualizar la política. Preséntales el diagnóstico inicial y recoge sus aportaciones, preocupaciones y sugerencias. Documenta esta consulta.
Redacción de la Política Interna: Con la información recopilada, procede a redactar el documento. Asegúrate de que incluya, como mínimo:
Declaración clara del derecho: Reafirmar el compromiso de la empresa con el derecho a la desconexión.
Ámbito de aplicación: Todo el personal, incluidos directivos y teletrabajadores.
Modalidades de ejercicio: Directrices específicas sobre el uso de herramientas (correo, móvil, mensajería) fuera del horario laboral. Expectativas de no-respuesta. Protocolo para comunicaciones urgentes (si aplica, debe ser muy restrictivo y justificado).
Medidas de formación y sensibilización: Compromiso de realizar acciones formativas periódicas.
Medidas organizativas y técnicas: Mencionar las herramientas o prácticas que apoyarán la desconexión.
Integración con PRL: Referencia a la consideración de la desconexión como parte de la prevención de riesgos psicosociales.
Vigencia y revisión: Indicar cuándo entra en vigor y cuándo se revisará.
Comunicación Interna Clara y Accesible: Una vez aprobada la política (tras la audiencia a la RLT), comunícala de forma efectiva a toda la plantilla. No basta con colgarla en la intranet. Organiza sesiones informativas, utiliza diferentes canales (email, reuniones de equipo) y asegúrate de que todos comprenden su contenido y alcance. Hazla fácilmente accesible para consulta.
Plan de Formación y Sensibilización: Ejecuta las acciones formativas comprometidas en la política. Estas deben ir dirigidas a todos los niveles, pero especialmente a los mandos intermedios y directivos, ya que su ejemplo es fundamental para crear una cultura de respeto al tiempo de descanso.
Seguimiento y Evaluación: La implementación no termina con la comunicación. Establece mecanismos para hacer seguimiento del cumplimiento de la política. ¿Se respeta realmente? ¿Siguen existiendo problemas? Recoge feedback de los trabajadores y la RLT. Utiliza indicadores si es posible (ej. encuestas de clima laboral que incluyan preguntas sobre desconexión).
Revisión y Actualización Periódica: El entorno digital y las formas de trabajo evolucionan. Revisa la política de desconexión digital periódicamente (ej. anualmente o cuando haya cambios legislativos o tecnológicos significativos) para asegurar que sigue siendo relevante y efectiva. Vuelve a consultar a la RLT en cada revisión importante.
Implementar una política de desconexión digital no es solo una carga administrativa, sino una oportunidad para mejorar el bienestar de tu equipo, aumentar la productividad a largo plazo y posicionar a tu empresa como un empleador responsable y moderno.
[Checklist] Autoevaluación Rápida: Cumplimiento Básico de Desconexión Digital
Para facilitar una primera autoevaluación sobre el nivel de cumplimiento de tu empresa respecto a las obligaciones de desconexión digital, hemos preparado este checklist orientativo. Responde sinceramente a cada punto para identificar posibles áreas de mejora:
Política Interna y Formalización:
¿Existe una política interna específica sobre desconexión digital formalmente documentada en la empresa? (Sí/No)
¿Se realizó el trámite de audiencia (consulta) a la Representación Legal de los Trabajadores (RLT) antes de aprobar/implementar la política? (Sí/No/No aplica si no hay RLT)
¿La política define claramente las modalidades de ejercicio del derecho (cómo y cuándo se espera o no respuesta, gestión de comunicaciones fuera de horario)?(Sí/No)
¿La política menciona explícitamente su aplicación a TODO el personal, incluyendo directivos y teletrabajadores?(Sí/No)
Formación y Sensibilización:
¿La política contempla acciones de formación y sensibilización sobre el uso razonable de la tecnología y el derecho a la desconexión? (Sí/No)
¿Se han realizado o planificado acciones formativas/informativas sobre desconexión digital para toda la plantilla (incluidos mandos y directivos) en el último año?(Sí/No)
Medidas Prácticas y Teletrabajo:
¿Existen directrices o medidas (técnicas u organizativas) que apoyen activamente la desconexión (ej. recomendación de no enviar emails fuera de hora, uso de indicadores de no urgencia)? (Sí/No)
¿La política y las medidas abordan específicamente las particularidades y riesgos del teletrabajo en relación con la desconexión? (Sí/No)
Integración con PRL:
¿Se ha considerado la falta de desconexión digital como un riesgo psicosocial en la evaluación de riesgos laborales (PRL) de la empresa? (Sí/No)
¿Se han establecido medidas preventivas específicas dentro del plan de PRL para mitigar los riesgos asociados a la hiperconectividad? (Sí/No)
Revisión y Seguimiento:
¿Se ha comunicado la política de forma efectiva a toda la plantilla? (Sí/No)
¿Existen mecanismos para revisar periódicamente la efectividad de la política y actualizarla si es necesario?(Sí/No)
Aviso Legal Importante: Este checklist es una herramienta orientativa y de autoevaluación inicial. No sustituye en ningún caso el asesoramiento legal personalizado. Cada empresa tiene sus particularidades y la aplicación de la normativa puede variar. Te recomendamos encarecidamente consultar con expertos legales, como Lexnear Asesores, para asegurar el pleno cumplimiento normativo adaptado a tu situación específica.
Si has respondido "No" a varias de estas preguntas, es probable que tu empresa necesite revisar y reforzar sus prácticas en materia de desconexión digital para cumplir con las obligaciones legales en 2025 y evitar posibles sanciones.
Consecuencias del Incumplimiento: Sanciones y Riesgos Más Allá de las Multas
Ignorar las obligaciones legales sobre desconexión digital no es una opción viable para ninguna empresa en España, y menos aún de cara a 2025. El incumplimiento no solo supone una falta de respeto hacia los derechos fundamentales de los trabajadores, sino que también acarrea una serie de riesgos y posibles sanciones que pueden tener un impacto significativo en la organización.
Es cierto que, a día de hoy, la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) no tipifica una infracción específica denominada "incumplimiento del derecho a la desconexión digital". Sin embargo, esto no significa que las empresas estén exentas de responsabilidad. La vulneración de este derecho puede ser sancionada a través de otras vías relacionadas:
Infracciones en Materia de Tiempo de Trabajo: Si la falta de desconexión implica una superación de la jornada máxima legal o la no garantía de los descansos mínimos (diario, semanal), la empresa puede enfrentarse a sanciones graves según la LISOS. Estas multas, dependiendo de la gravedad y reiteración, pueden oscilar (según los importes actualizados habitualmente) entre cantidades significativas que impactan directamente en la economía de la empresa.
Infracciones en Materia de Prevención de Riesgos Laborales (PRL): Como hemos visto, la falta de desconexión es un riesgo psicosocial. Si la empresa no evalúa adecuadamente este riesgo, no implementa medidas preventivas o no integra la desconexión en su plan de PRL, puede incurrir en infracciones graves o muy graves en materia de seguridad y salud laboral. Las sanciones en este ámbito pueden ser especialmente elevadas, superando los cientos de miles de euros en los casos más graves que resulten en daños para la salud de los trabajadores.
Vulneración de Derechos Fundamentales: El derecho a la desconexión está íntimamente ligado al derecho a la intimidad personal y familiar (Artículo 18 de la Constitución). Un incumplimiento sistemático y grave podría derivar en demandas por vulneración de derechos fundamentales, con posibles indemnizaciones por daños y perjuicios a favor de los trabajadores afectados.
Posible Consideración como Acoso Laboral: Aunque requiere una conducta reiterada y hostil, la presión constante para estar conectado fuera de horario o las represalias por no responder podrían, en determinados contextos, ser consideradas como constitutivas de acoso laboral, una infracción muy grave con consecuencias legales y económicas severas.
Más allá de las sanciones económicas directas, el incumplimiento de la LOPDGDD y otras normativas laborales en materia de desconexión digital genera otros riesgos importantes para las empresas:
Daño Reputacional: Ser conocida como una empresa que no respeta el tiempo de descanso de sus empleados daña gravemente su imagen como empleadora (employer branding) y su reputación corporativa general.
Mal Clima Laboral y Desmotivación: La sensación de estar "siempre de guardia" genera insatisfacción, estrés y un deterioro del clima laboral, afectando la moral y la motivación del equipo.
Fuga de Talento: Los profesionales cualificados valoran cada vez más la conciliación y el bienestar. Las empresas que no garantizan la desconexión tendrán dificultades para atraer y, sobre todo, retener talento.
Disminución de la Productividad: Contrario a lo que podría pensarse, la hiperconectividad sostenida conduce a la fatiga, reduce la concentración y, a la larga, disminuye la productividad y la calidad del trabajo.
En resumen, cumplir con las obligaciones legales sobre desconexión digital no es solo una cuestión de evitar multas, sino una inversión estratégica en el bienestar de los empleados, la sostenibilidad del negocio y la reputación de la empresa.
Consideraciones Específicas sobre Desconexión Digital para Empresas en Madrid
Si bien las obligaciones legales sobre desconexión digital emanan de normativa estatal (principalmente la LOPDGDD y el Estatuto de los Trabajadores) y son, por tanto, de aplicación general en toda España, las empresas ubicadas en Madrid deben prestar atención a ciertos matices y recursos locales para asegurar un cumplimiento óptimo y adaptado a su entorno.
La Comunidad de Madrid, como uno de los principales motores económicos del país y un hub empresarial de gran dinamismo, presenta un tejido productivo diverso donde la aplicación práctica de la desconexión digital puede requerir consideraciones adicionales. Aunque no existe una ley autonómica específica que modifique sustancialmente el marco estatal, sí es crucial tener en cuenta:
Convenios Colectivos Sectoriales y de Empresa: Muchos sectores con fuerte presencia en Madrid (tecnología, consultoría, finanzas, hostelería) tienen convenios colectivos propios, ya sean de ámbito provincial, autonómico o de empresa. Estos convenios pueden (y deben, según la LOPDGDD) desarrollar las modalidades específicas de ejercicio del derecho a la desconexión. Es fundamental que las empresas madrileñas revisen detenidamente los convenios que les son de aplicación para identificar posibles cláusulas que regulen horarios, guardias, disponibilidad o compensaciones específicas relacionadas con la conexión fuera de jornada.
Jurisprudencia Local: Los Tribunales Superiores de Justicia, como el TSJ de Madrid, interpretan y aplican la ley, generando jurisprudencia que puede sentar precedentes importantes. Estar al tanto de las sentencias relevantes dictadas por el TSJ de Madrid en materia de desconexión digital, tiempo de trabajo o riesgos psicosociales puede ofrecer una guía valiosa sobre cómo se están interpretando las obligaciones en el ámbito local.
Recursos de Asesoramiento Específico: Dada la concentración empresarial, en Madrid existe una amplia oferta de servicios de asesoría laboral. Contar con un asesoramiento laboral en Madrid, como el que ofrece Lexnear Asesores, familiarizado con las particularidades del mercado local, los convenios más habituales y la interpretación judicial predominante en la región, puede ser una ventaja significativa para implementar políticas de desconexión digital robustas y evitar conflictos.
Cultura Empresarial y Competencia por el Talento: El competitivo mercado laboral madrileño hace que la gestión del talento sea un factor crítico. Las empresas en Madrid que demuestren un compromiso real con la desconexión digital y el bienestar de sus empleados no solo cumplirán la ley, sino que tendrán una ventaja competitiva para atraer y retener a los mejores profesionales, cada vez más conscientes de la importancia de la conciliación.
En definitiva, aunque la base legal es nacional, las empresas madrileñas deben abordar la desconexión digital considerando su contexto específico, revisando convenios, estando atentas a la jurisprudencia local y buscando asesoría laboral en Madrid para una implementación adaptada y eficaz que garantice el cumplimiento en 2025.
Conclusión: La Desconexión Digital, Clave para un Futuro Laboral Sostenible en 2025
La desconexión digital ha dejado de ser una tendencia para convertirse en una obligación legal fundamental en el panorama laboral español. Como hemos visto a lo largo de este artículo, garantizar este derecho no es solo una cuestión de cumplimiento normativo para evitar sanciones, sino una pieza clave para construir un entorno de trabajo más saludable, productivo y humano de cara a 2025.
Las 7 obligaciones legales que hemos detallado – desde garantizar efectivamente el derecho y formalizar una política interna, hasta formar a la plantilla e integrar la desconexión en la PRL – conforman un marco de actuación claro para las empresas en España. Ignorarlas supone exponerse a riesgos legales, económicos y reputacionales, mientras que abordarlas proactivamente se traduce en beneficios tangibles: mejora del bienestar y la salud mental de los empleados, reducción del absentismo y el burnout, aumento de la motivación y la productividad, y una mayor capacidad para atraer y retener el talento, especialmente en mercados competitivos como el de Madrid.
Para las PYMES, adaptarse a estas exigencias puede parecer un desafío, pero es una inversión necesaria y estratégica. Ser proactivo, entender la normativa, implementar una política clara y adaptada, y fomentar una cultura de respeto al tiempo de descanso son pasos esenciales.
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